12 minutter kan skabe megen debat. I hvert fald når det handler om, hvorvidt vi skal arbejde 12 minutter mere om dagen. Den amerikanske forfatter m.m., Timothy Ferris, deltager ikke lige i den debat, men har en interessant holdning til arbejdstid. Han mener, vi kan nøjes med at arbejde 4 timer om ugen, og at vi spilder alt for meget tid, når vi er på arbejde. Hvordan kan det være, at alle i verden skal bruge nøjagtig 8 timer på deres arbejde hverdag?, spørger han.

Nu er det ganske vist lidt af en generalisering, fordi nogle jo arbejder mere, nogle arbejder mindre, men set over en bred kam må man sige, at rigtig, rigtig mange mennesker skal være på deres arbejdsplads mindst 8 timer hver dag, uanset hvor mange og hvilke opgaver, de skal løse. Det er tankevækkende, synes jeg. Hvordan kan det være, at det handler om tid og ikke om de opgaver, man løser?

Jeg har selv arbejdet flere steder, hvor der var meget stort fokus på arbejdstid – lang arbejdstid! De pågældende steder er der blevet opbygget en kultur, som betød, at mange medarbejder brugte rigtig meget tid på at fortælle om, hvor mange timer, de arbejdede. Ikke om hvor mange og hvilke opgaver, de løste, ikke om de resultater, de opnåede, men hvor mange timer, de arbejdede.

På de samme arbejdspladser har det været meget brugt at sige, at man har for travlt til at spise frokost. Når jeg har prøvet at lokke en kollega i fordærv, dvs. med til frokostpause, har svaret ofte været ”jeg kommer senere, jeg skal lige have sendt denne her mail” eller ”jeg springer over i dag, jeg har simpelthen ikke tid”. Det er smart at have travlt, for så synes vi, vi betyder noget, og vi kan ikke undværes i virksomheden, fordi vi trækker det store læs, og vi viser engagement, når vi udskyder frokosten eller bliver på arbejdspladsen til kl. 21. Også selvom en mere effektiv tilrettelæggelse af arbejdet måske kunne have givet os god tid til både at spise frokost og holde fri kl. 16. Ifølge Ferris er det kun 20 procent af det, vi foretager os i løbet af en gennemsnitsdag, som er nødvendigt. Resten er spildtid. Det kunne man jo godt lige tænke lidt over….

Fasthold seniorerne

Henover foråret og sommeren har efterlønsordningen været til heftig debat (i hvert fald indtil Thorning og Espersen stjal overskrifterne). Noget af det, der taler for at afskaffe ordningen er, at vi i de kommende år kommer til at mangle arbejdskraft, bl.a. fordi den største generation nogen sinde, efterkrigstidsgenerationen, står over for at trække sig tilbage. Alligevel har medierne også kunnet bringe historier om ældre medarbejdere, der føler sig diskrimineret og presset til at gå på efterløn. Og den generelle holdning i mange virksomheder synes da også at være, at yngre medarbejdere altid er bedre medarbejdere, bl.a. fordi de lærer hurtigt og er mere omstillingsparate.

Hvorfor skal man holde på seniorerne?

"Danskere fikser sig med jobbet". Under den overskrift fortalte MetroXpress fredag d. 8. februar, at arbejdsnarkomani kan være et stigende problem blandt danskerne, og dette vækker bekymring blandt stresseksperter. Arbejdsnarkomanien handler om at bruge mange timer på arbejdet og på brænde så meget for sit arbejde, at man risikerer at brænde ud.

For noget tid siden steg jeg på en bus (som var 10 min. forsinket i følge planen, naturligvis) og blev mødt med en opfordring om at sende en sms med ros til min buschauffør. Først tænkte jeg, at det da var et besynderligt koncept, for hvorfor i alverden skulle jeg det? Men ved nærmere eftertanke er det jo en rigtig god idé, og hvorfor ikke brede det ud? Det er vel ikke kun din buschauffører, der har fortjent at blive rost?

Hvornår roste du f.eks. sidst renovationsarbejderen, der kommer og tømmer containerne? (tak fordi du gider). Eller parkeringsvagten? (Godt arbejde! Jeg håber, du undgår at blive spyttet på i dag). Tandlægen? (jeg er helt pjattet med den måde, du lige borede i den tand på). Lægen? (hvor er jeg glad for, du lige kunne undersøge mig i halsen med den dér træpind, uden at jeg kastede op). Eller dine medarbejdere? Husker du at rose dine medarbejdere, eller er du med til at skabe en kultur med fokus på fejl og ting, der ikke helt går som planlagt?

Ifølge Videncenter for Arbejdsmiljø har ros og anerkendelse har stor betydning for medarbejdernes trivsel. Der skulle være nok at rose for, hvis man bare ser ordentligt efter, og så er ros jo ganske gratis. Så bare kom i gang.

Og så vil jeg godt lige rose dig for, at du brugte tid på at læse mit indlæg.

I indlægget ”Undgå at provokere jobsøgerne – de husker som elefanter”, skriver Bodil Damkjær, at der ikke er noget så provokerende for en ansøger, som når virksomheden ikke bekræfter for modtagelsen af ansøgningen. Dertil må jeg som jobsøgende sige - jo der er. Virksomheder som ikke sender et afslag, når de vælger at gå videre med andre ansøgere eller endnu værre, virksomheder, som efter en jobsamtale slet ikke vender tilbage eller blot sender en standardmail. 

”80 procent af alle, der søgte et job i 2007, har oplevet ikke at få svar fra arbejdsgiveren”. Det viser en undersøgelse, Stepstone Solutions har lavet for Nyhedsavisen (Nyhedsavisen d. 14. august 2008). Tallet blev bragt i en artikel med overskriften ”Virksomheder gør grin med de jobsøgende” , og holdningen blandt ansøgerne er netop, at man er til grin, når man ikke modtager svar på en jobansøgning. Dårlige nyheder spredes hurtigt, og et dårligt ry kan gøre det svært at rekruttere de bedste medarbejdere. Derfor er nødvendigt for virksomhederne at se afslag – og måden, man behandler ansøgere på i det hele taget, som en del af employer branding strategien. Og der kan ikke være nogen tvivl om, at det både er dårlig stil over for ansøgerne og en dårlig employer branding strategi ikke at svare de mennesker, der viser ens virksomhed interesse ved at sende en ansøgning.

Her følger min guide til det gode afslag:

Alle skal have et svar
Alle, der søger job i virksomheden, skal have svar. Det gælder, uanset om de har søgt på en opslået stilling, eller om de søger uopfordret.

På nogle opslåede stillinger modtager du måske rigtig mange ansøgninger. Og det kan være let at glemme stakken af ansøgninger, når du først har inviteret kandidater til samtale og glæder dig til at møde din kommende medarbejder. Men en vigtig del af processen er at give afslag til de ansøgere, der ikke matcher stillingen. Tænk hvis du fik brug for dem eller én, de kender, til en anden stilling.

Svar hurtigt
Et godt afslag skal sendes hurtigst muligt. Hvis ansøgeren ikke bliver inviteret til samtale, kan du sagtens sende afslaget allerede, når du har kontaktet de kandidater, der skal til samtale. Hvis du ved, kandidaten ikke er aktuel til stillingen, er der ingen grund til at vente med at sende afslaget, til hele ansættelsesprocessen er gennemført. Et hurtigt svar signalerer professionalisme, og at du tager ansøgeren og hans eller hendes situation alvorligt. Ansøgeren venter på svar og har mental energi knyttet til stillingen, indtil afslaget er modtaget.

Hvis ansøgeren skal have et afslag efter at have været til samtale, er det almindeligt mange steder, at man venter, til ansættelsesforløbet er afsluttet. Dette er ikke nødvendigt. Hvis du ved, at ansøgeren ikke skal ansættes, så giv afslaget hurtigt, så ansøgeren mentalt kan komme videre i sin jobsøgningsproces. Måske sidder ansøgeren oven i købet med et andet jobtilbud og prøver at udskyde et svar, fordi han/hun hellere vil have stillingen hos dig. Tag ansøgeren alvorligt og svar hurtigt.

Svar korrekt
Afslaget må nødvendigvis være uden fejl! Det skulle selvfølgelig ikke være nødvendigt at nævne, men det kan jeg se på de afslag, jeg får, at det er det. Stave- og slåfejl, grammatikfejl, fejl i ansøgerens navn og lign. er med til at sende et signal om en useriøs og uprofessionel virksomhed. Ligesom min ansøgning skal være korrekt, skal dit afslag også være det. Også når du har travlt.

Tal ikke ned til ansøgeren
En typisk formulering i et afslag er følgende, som er citeret fra et afslag, jeg selv har modtaget:

”Vi har gennemgået din ansøgning og må desværre fortælle dig, at du ikke er gået videre i rekrutteringsprocessen. Vi har valgt at gå videre med andre ansøgere, der i endnu højere grad matcher de faglige og personlige kvalifikationer, vi søger”.

Et andet eksempel på et afslag, jeg har modtaget:
”Stillingen er nu under besættelse til anden side. Stillingen vil blive besat med en kandidat, som ansættelsesudvalget skønner bedst egnet på baggrund af en samlet vurdering af såvel faglige som personlige kompetencer”.

Der er ingen grund til at fortælle det åbenlyse, nemlig at virksomheden vælger de kandidater, der er bedst egnet. Derimod er det en god idé at fortælle, hvor mange ansøgninger man har modtaget. Dels er det interessant for ansøgeren, hvor stor konkurrencen er om det pågældende (og dermed sandsynligvis lignende job), dels kan det være en trøst for ansøgeren at vide, at der var rigtig mange ansøgere, hvis det var tilfældet. Det er lettere at blive enig med sig selv om, at der hverken er noget galt med ens ansøgning eller kvalifikationer, hvis man ved, der har været mange om buddet.

Derudover indeholder det gode afslag en kort beskrivelse af, hvad virksomheden har lagt vægt på i udvælgelsesprocessen: Eksempelvis:

”Vi har lagt vægt på, at de kandidater, vi er gået videre med/at den kandidat, vi har ansat (hvis virksomheden er længere i processen), er uddannet journalist og har flere års erfaring med både print- og webmediet”. Eller: ”I vores udvælgelse har vi lagt vægt på kandidater, der har mange års erfaring fra kommunikationsbureauer og har erfaring med direkte kundekontakt”. Eller hvad der nu danner basis for udvælgelsen.

Ansøgeren får dermed et afslag, der kan bruges i den videre jobsøgning i forhold til at vurdere sin egen situation eller egne kvalifikationer. Når ansøgeren får et indtryk af at blive taget alvorligt og oven i købet får et afslag, der kan bruges konstruktivt i den videre jobsøgning, smitter det af på virksomheden.

Svar personligt
Et afslag bør altid være personligt, forstået på den måde, at ansøgerens navn skal fremgå af afslaget. Mange elektroniske rekrutteringssystemer kan gøre dette automatisk. Og hvis du ikke har et sådant system, så må du sende en mail til ansøgeren, hvor ansøgerens navn fremgår. ”Hej” eller ”Kære ansøger” giver ikke et godt indtryk.

Har ansøgeren været til samtale, er en mail dog ikke tilstrækkelig.

Jeg har ved flere lejligheder oplevet, når jeg har været til samtale i en virksomhed, at der går noget tid, hvorefter der kommer et afslag pr. mail. Dette mener jeg, er for upersonligt, når man har siddet over for hinanden ved en samtale. Igen handler det om at sætte sig i ansøgerens sted og fremstå empatisk og professionel. Tag en snak med ansøgeren om, hvorfor han/hun er blevet valgt fra, og giv ansøgeren mulighed for at få afklaret eventuelle spørgsmål. Derudover vil nogle ansøgere have lyst til at stille spørgsmål som kan give mulighed for at bruge erfaringen og lære af den pågældende samtale. Derfor: Giv dig tid til at tale med de ansøgere, du har haft til samtale, når de får afslag.

Hvis du, efter at have haft en kandidat til samtale, alligevel vælger at give et afslag pr. mail, er det vigtigt, at det i afslaget tydeligt fremgår, at ansøgeren er velkommen til at ringe for at få afslaget uddybet og ikke mindst, hvem ansøgeren kan ringe til.

Grundlæggende handler kontakten med ansøgeren om at fremstå professionel. Det er med garanti ikke sidste gang, du får brug for medarbejdere, så start med at behandle de ansøgere, du allerede er i kontakt med, professionelt. Det smitter af på virksomheden.